Müşterilerinize bazı modüllerde gerçekleşen durum değişiklikleri için programın otomatik olarak E-Mail ve SMS gönderimi yapmasını sağlayabilirsiniz. Çalışma şeklini destekleyen modüller;

* Cari kredi limit değişikliği (İlgili pazarlamacıya): Cari kartlar üzerinde yapılan limit değişikliklerinin cari kartında seçili ilgili pazarlamacıya otomatik olarak bildirilmesini sağlayabilirsiniz.

* Cari tahsilatı (İlgili pazarlamacıya): Carilerden yapılan tahsilatların cari kartlar üzerinde seçilmiş olan ilgili pazarlamacıya otomatik olarak iletilmesini sağlayabilirsiniz.

* Çek/Senet tahsilatı (İlgili pazarlamacıya): Mevcut çeklerin tahsil edilmesi durumunda cari kartta belirtilen ilgili pazarlamacıya otomatik olarak bilgi gitmesini sağlayabilirsiniz.

* Fatura kargo no (İlgili pazarlamacıya): Fatura üzerinde "Ek Bilgiler 1" sekmesinde yer alan "Kargo No" alanına veri girişi yapılarak kaydedildiği anda fatura carisinde seçili ilgili pazarlamacıya kargo numarasının iletilmesini sağlayabilirsiniz.

* Fatura kargo no: Fatura üzerinde seçili olan cariye faturada belirtilen kargo numarasının fatura kaydedildiği anda otomatik olarak iletilmesini sağlayabilirsiniz.

* Servis fişi durum değişikliği: Durumu değişen servis fişlerinde fiş üzerinde seçili cariye otomatik bilgilendirme gitmesini sağlayabilirsiniz. (Örneğin tamamlandı durumuna alınan servis fişleri için otomatik E-Mail/SMS gitmesini sağlayabilirsiniz.)

* Sipariş fişi durum değişikliği: Durumu değişen sipariş fişleri üzerinde seçili cariye otomatik bilgilendirme gitmesini sağlayabilirsiniz. (Örneğin onaylandı durumuna alınan sipariş fişleri için otomatik E-Mail/SMS gitmesini sağlayabilirsiniz.)

               Otomatik SMS veya E-Mail gönderimi yapabilmeniz için program içerisinde bir takım ayarlamalar yapmanız gerekmektedir. Yapacağınız ayarlamalar sayesinde, sadece dilediğiniz şirketlerde, dilediğiniz sipariş veya sevis fiş durum değişikliği bilgisinin ulaşmasını sağlayabilirsiniz.

               İlk yapmanız gereken işlem, E-Mail gönderimi için Kontrol Paneli programında 'Yetkili' menüsünde yer alan 'Özel Ayarlar' alanına gelerek bu alanda bulunan 'Otomatik Mail Gönderme Sistemi Kullan' seçeneğini işaretlemektir. Eğer SMS gönderimi yapmak istiyorsanız, yine aynı alanda yer alan 'Otomatik SMS Gönderme Sistemi Kullan' seçeneğini işaretleyiniz.

               'Bir seferde gönderilebilen maximum mail sayısı' alanına gireceğiniz rakam, kontrol aralığına bağlı olarak durum değişiklerinde gönderilecek en fazla mail sayısını ifade etmektedir. 'Otomatik kontrol aralığı' alanından ise, programın durum değişikliklerini kaç dakika aralıklarla kontrol edeceğini belirleyebilirsiniz.

             Örneğin program 5 dk aralıklarla durum değişiklik kontrolü yapıyorsa ve kontrol esnasında 15 adet sipariş veya servis fişinde durum değişikliği olmuşsa, sadece sizin 'Bir seferde gönderilebilen maximum mail sayısı' alanına yazdığınız miktar kadarını gönderecek, kalan sipariş ve servis fişlerini ise bir sonraki kontrolünde gönderecektir.

               Kontrol Paneli programında yapmanız gereken ikinci ayar, otomatik E-Mail veya SMS gönderimini kullanacağınız şirketleri belirtlemektedir. Bunun için ilgili şirketinizi seçerek 'Özel Bilgiler' sekmesinde yer alan 'Otomatik Mail Gönderme Sistemi Kullan ' veya 'Otomatik SMS Gönderim Sistemi Kullan' seçeneğini işaretlemeniz gerekmektedir. Bu iki seçeneği işaretledikten sonra,üst kısımda yer alan "Mail Sunucu Bilgileri" alanından mail hesap ayarlarını yapmanız gerekmektedir. Program mail gönderim işlemini sadece bu alandaki ayarları kontrol ederek gerçekleştirmektedir.

               Gerekli seçenekleri işaretledikten sonra WOLVOX ERP programını açtığınızda program içerisinde 'Yetkili' modülünde bulunan 'Ayarlar' alanına 'Mail/SMS Şablonları' alanı açılacaktır.

               Durum değişikliklerini ve hangi durum değişikliklerinde hangi şablonların kullanılacağını bu alandan belirleyebilirsiniz. Bu alanda birden fazla kayıt yaparak, dilediğiniz tüm durum değişiklikleri için farklı şablonlar kullanabilirsiniz.

               'Mail/SMS Şablonları' alanında 'Modül' alanından hangi modül için E-Mail/SMS gönderimi yapmak istiyorsanız seçim yapınız. 'Durum' alanından SMS, E-Mail veya E-Mail ve SMS seçeneklerinden ihtiyacınız olanı seçiniz. 'Onay' alanından yapacağınız seçim ile, programın E-Mail veya SMS'i otomatik olarak göndermesini veya gönderim öncesinde onay mesajı gelmesini sağlayabilirsiniz. 'Durum Değişikliği' alanından, hangi durum değişikliklerinde hangi E-Mail veya SMS şablonunu kullanmak istiyorsanız belirtiniz. Örnek E-Mail ve SMS şablonları aşağıda belirtilmiştir. Gerekli ayarlamaları yaptıktan sonra, alt tarafta bulunan 'Kaydet' butonuna basarak kayıt işleminizi tamamlayabilirsiniz. Yeni bir E-Mail/SMS şablonu girmek için 'Yeni Kayıt Ekle' butonuna basınız.

Not: SMS gönderimi yapabilmeniz için, WOLVOX ERP programınızın kurulu olduğu dizinde bulunan 'Utils' klasörü içerisinde SMS Server programının bulunması gerekmektedir. (Örnek dizin: C:\AKINSOFT\Wolvox8\Utils)

Örnek SMS veya E-Mail şablonları (Sipariş için)

Sayın; [SIPARIS.ADI_SOYADI]
[SIPARIS.TARIHI]' de [SIPARIS.SIPARIS_NO]' lu siparişiniz Kısmi Muhasebelenmiştir.
Sipariş ürün bilgileriniz aşağıda yer almaktadır.

table(SIPARISHR)
"*"

Stok Adı           : [SIPARISHR.STOK_ADI]
Miktarı             : [SIPARISHR.MIKTARI]
Miktarı 2          : [SIPARISHR.MIKTARI_2]
Teslim Edilen    : [SIPARISHR.MIKTARI_TESLIM]

"*"
table(SIPARISHR)

Mutlu ve Bol Kazançlı Günler Dileriz...


[SIRKET.TICARI_UNVANI]
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bu şablonu kopyalayıp kullanabilirsiniz.

Şablon içerisinde yer alan #SIPARISHR# komutu siparişte birden fazla stok hareketi var ise hepsinin mail/sms de gözükmesini, “*” komutu ise siparişte hem stok hemde hizmet bedeli(kargo ücreti vb.) var ise sadece stok hareketlerinin mail veya sms de karşı tarafa gitmesini sağlamaktadır.

Yukarıda verilen şablonu kullanmanız durumunda, karşı tarafa giden mail/sms şu şekilde olacaktır.

Kaynak: AKINSOFT Bilgi Bankası (KOD A172) · güncellenme 12.03.2025