Sevkiyat sisteminin amacı, araçla ürün sevkiyatı yapmak isteyen işletmelerin sevk planlama ve teslimat takibi yapabilmeleri için geliştirilmiştir.

Sevkiyat Sisteminin kullanılabilmesi için lisansınızda Sipariş ve Servis modüllerinin bulunması gerekmektedir. Sevkiyat sistemini aktifleştirmeniz için uygulanması gereken adımlar aşağıdaki gibidir. Hitap edilen sektörler, beyaz eşya satış ve servisi veren işletmeler, mobilya satışı ve servisi veren işletmeler v.b.

1. Montaj Süresi Belirtme: Teslimatı yapılacak türden kaydettiğiniz stoklarınız üzerinde özel alan tanımı açınız. Özel alan tanımı oluşturmak için stok kart kaydı üzerinde yer alan 'Özel Tanımlar' sekmesine geliniz ve alt tarafta yer alan 'Ayar' butonuna basınız. Açtığınız özel alan tanımı sayısal cinsten olmalıdır.

Daha sonra kaydettiğiniz ürünün tahmini montaj süresini özel alan tanımına yazınız. Örneğin bir koltuk takımı ortalama yarım saatte monte ediyorsanız bu alana 30 yazınız.

2. Ek Süre Tanımlama: Teslim süresi gibi ek süre tanımlarını sipariş modülü üzerinde yer alan özel alan tanımlarını kullanarak tanım oluşturunuz. Kaydettiğiniz ek süreler sevkiyat süresine yansıyacaktır. Özel alan tanımı sayısal cinsten olmalıdır.

Ürün bazında ek süre girmek istiyorsanız, sipariş üzerinde hareket alanında yer alan özel alan tanımlarını kullanınız. Özel alan tanımı sayısal cinsten olmalıdır.

3. Sevk Modülünü Aktif Etme ve Özel Alan Eşleştirme: Özel alan tanımı oluşturma işleminden sonra program içerisinde 'Yetkili' menüsünden 'Genel Ayarlar' alanına geliniz. 'Servis Ayarları' alanını seçerek bu alandaki 'Araç İş Yükü' sekmesini tıklayınız. 'Araç İş Yükü Sistemi Kullan' seçeneğini işaretledikten sonra oluşturduğunuz özel alan tanımlarını eşleme yapınız. Eşleme işleminden sonra 'Kaydet' butonuna basarak kaydı tamamlayınız. 

 4. Servis Araçları Tanımlama: Araç iş yükü sistemini aktif ettiğinizde servis modülü içerisinde 'Araç Tanımları' aktif olacaktır. Servis için kullandığınız araçlarınızı bu alandan kaydetmeniz gerekmektedir. Araç tanımı oluştururken aynı zamanda kaydettiğiniz aracı kullanan personellerinizi de seçim yapmanız gerekmektedir. Araç servis personellerinizi cari olarak tanımladıktan sonra cari kart kaydında yer alan 'Özel Bilgiler 2' sekmesinden 'Servis Personeli' seçeneğini işaretlemeniz gerekmektedir.

5. Sipariş Kaydı Oluşturma: Gerekli tanımlamaların tamamını yaptıktan sonra veri girişlerine başlayabilirsiniz. Sevk planlama oluşturmak için alınan sipariş kaydı oluşturmanız gerekmektedir. Alınan sipariş kaydını oluştururken 'Ek Bilgiler 1' sekmesine gelerek bu alandan müşterinizin ürünü teslim almak istediği tarih ve saati belirtiniz. Araç seçimini de aynı alandan yapabilirsiniz. 

Dilerseniz 'Araç İş Yükü Kontrol' alanından aracın belirtilen tarihteki doluluk durumunu kontrol edebilirsiniz. 'Çizelge' sekmesinden iş yükünü çizelge olarak görüntüleyebilirsniz.

Alınan sipariş kaydını oluşturduğunuzda program otomatik olarak servis randevu kaydı oluşturacaktır.

Oluşan servis randevularına servis modülü üzerinde yer alan 'Servis Randevuları' alanından ulaşabilirsiniz. Ürün teslimatını yapacak servis personeli, servis randevu listesi yazdırarak günlük olarak hangi adreslere teslimat yapacağını takip edebilir.

6. Sipariş Teslimatı Sonrası İşlemler: Servis personeliniz günlük olarak rut çizelgesine bağlı teslimatları yaptıktan sonra program içerisinde yer alan 'Servis Randevuları' alanına gelerek teslim ettiği fişlerin kaydını açar. Açılan servis randuvu kaydı ekranından teslim ettiği ürünleri seçerek durumlarını 'Yapıldı' olarak değiştirir. Tamamen işlemi biten servis randevusu servis fişine aktarılarak kaydedilir. 

7. Eksik Teslimatlarda Uygulanacak İşlemler: Eksik teslimatlarda yeniden araç iş yükü ataması yapmak için servis randevu kaydı açılır. İçerisinden teslim edilmeyen ürün tespit edilerek yeni araç ve yeni teslim bilgileri girilir. Eksik kalan ürün teslim edildikten sonra servis fişine aktarılarak işlem tamamlanır.

Kaynak: AKINSOFT Bilgi Bankası (KOD A234) · güncellenme 14.03.2025