Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları, yapılacak olan muhasebe kayıtlarında kaynak belgeye ait detay bilgileri, e-Defter uygulamasında istenilmektedir. e-Defter uygulamasında kayıt aşamasında Belge Tipi tanımlaması aşağıdaki şekilde sekiz ana başlık altında yapılmıştır. 

2. Fatura - Invoice 

3. Müşteri Sipariş Belgesi - Order customer 

4. Satıcı Sipariş Belgesi - Order vendor 

5. Senet - Voucher 

6. Navlun - Shipment 

7. Makbuz - Reciept 

Banka İşlemleri e-Defter uygulamasında, her bir banka işlemine ait belgenin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “dekont” olarak kayda alınarak dekontun numara ve tarihinin de yazılması gerekir. Bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirme imkanı yok ise banka işlemleri günlük olarak, her bir bankadan yapılan işlemler ayrı ayrı birer muhasebe fişinde kayda alınabilinir. Bu muhasebe fişinin e-Deftere kayıt aşamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılacak ve fişin numarası ve tarihi girilecektir.

Çek işlemleri e-Defter uygulamasında, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çekin aynı yevmiye maddesinde çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır. Çek bordosunun numarası ve tarihi girilecektir. 

Senet işlemleri e-Defter uygulamasında, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. 

Yazar kasa (Z) raporunda yer alan işlemler Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z Raporu bilgilerinin ayrı yevmiye maddelerinde kaydedilmesi esastır. Kayıt girişinde muhasebe kaydında belge tipi “other” belge açıklaması “Z Raporu” yazılarak Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu kayıtta dikkat edilmesi gereken husus gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılarak ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir 

Ücret Bordrosu Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “other” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. 

Serbest Meslek Makbuzu Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “other” ve belge açıklaması “Serbest Meslek Makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Masraf belgelerinin kaydı İşletmenin ya da personelin gün içinde yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzda yer alan ve yukarıda sayılan belgelerden biri olması halinde mutlaka belge tipine göre kayıt bilgisi girişi yapılmalıdır. Yapılan giderle ilgili belge tipi, kılavuzda yer alan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” şeklinde kaydı yapılacaktır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Toplulaştırılmış olarak çek bordrosu, senet bordrosu, Ücret bordrosu ve masraf formu gibi düzenlenen kayıt girişi yapılan belgeler firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur. Teknik Kılavuzda yapılan güncellemeler ve konuya ilişkin açıklamaya göre e-Defter paketinde yapılan güncellemelerin en kısa süre içerisinde uyumlu yazılım firmaları tarafından uygulamaya konması gerekmektedir. Mart-2015 döneminden itibaren yapılan açıklamalar çerçevesinde e-Defter kullanıcılarının yukarıda belirtilen hususlara dikkate etmeleri önem arz etmektedir. Ocak-2015 veya Şubat-2015 ayına ait tüm veya kısmi beratlarını Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderen kullanıcıların geriye dönük herhangi bir işlem yapmayacaklardır.