Kullanımı tamamen ihtiyacınıza bağlı olarak esnek bırakılmıştır. Dilerseniz oluşturduğunuz dokümanları carileriniz veya stoklarınızla eşleştirebilir, mevcut cari ve stok kayıtlarınızdan seçim gerçekleştirebilirsiniz. Ancak cari ve stok seçiminin herhangi bir zorunluluğu söz konusu değildir. Cari ve stok seçimi tercihe bağlı bırakılmıştır.

Doküman kaydı oluşturmak için diğer işlemler başlığı altındaki doküman kayıt alanına geliniz.

• Döküman No: Oluşturacağınız doküman tanımına doküman nosu vererek sorgulamalarda bu numaralardan faydalanabilirsiniz.
• Açıklama: Oluşturacağınız doküman tanımını belirtebileceğiniz alandır.
• Grubu - Ara ve Alt Grubu: Oluşturacağınız dokümanın grubunu, ara ve alt grubunu seçerek raporlamalarda bu verilerden faydalanabilirsiniz. Grup, ara ve alt grup tanımlarını yetkili modülünden gerçekleştirebilirsiniz.
• Kayıt Tarihi - Uyarı Tarihi: Doküman kaydını oluşturduğunuz tarihtir. Sistem tarihi bu alana yansımaktadır. Uyarı tarihi alanına dökümanın süresi dolmadan birkaç gün öncesini belirterek programın süresi öncesinde uyarı vermesini sağlayabilirsiniz.
• Özel Kod 1,2,3: Özel kod bilgisi girerek raporlamalarda belirttiğiniz özel koda göre sorgulamalar yapabilirsiniz.
• Cari: Dokümana taraf olan cariyi bu alandan seçmeniz gerekmektedir. Örneğin bir carinizle yaptığınız sözleşmeyi doküman olarak kaydetmişseniz, ilgili cariyi bu alandan seçebilirsiniz.
• Stok: Dokümanla ilişkilendirilecek olan stoktur. Yine aynı örnekteki gibi bir carinizle yaptığınız sözleşmeyi doküman olarak kaydedecekseniz, sözleşmeye konu olan stoğu bu alandan seçim yapabilirsiniz.
• Durumu: Dokümanın durumunu belirterek raporlamalarda duruma göre sorgulamalar yapabilir, süresi dolan dokümanları pasife alarak veritabanında arşivlenmesini sağlayabilirsiniz.
• Notlar: Dokümanın durumunu belirterek raporlamalarda duruma göre sorgulamalar yapabilir, süresi dolan dokümanları pasife alarak veritabanında arşivlenmesini sağlayabilirsiniz.
• Özel Alan Tanımları: Özel alan tanımları oluşturarak doküman takip sistemini kullanımınız doğrultusunda şekillendirerek ihtiyacınıza göre alanlar oluşturabilirsiniz.
• Dosya: Doküman takip sistemiyle alakalı dosyaları ilişkilendirebilir, ihtiyacınız olduğunda hızlıca erişebilirsiniz. Ayrıca eklediğiniz dosyalar bilgisayarınızdan silinse dahi veritabanında saklanmaya devam edecektir.
   

Doküman listesi alanından daha önceden oluşturduğunuz dokümanların raporunu alabilir, dilerseniz doküman kayıtlarını açabilirsiniz.

Kaynak: AKINSOFT Bilgi Bankası (KOD A563) · güncellenme 19.03.2025